De zorgverlener heeft een professionele verantwoordelijkheid voor het maken van een risico-inschatting voor verificatie voordat hij medicatie voorschrijft of verstrekt. Afhankelijk van de uitkomsten van de risico-inschatting beslist de zorgverlener in welke mate verificatie (volledig, gedeeltelijk, geen) van de medicatiegegevens noodzakelijk is en of gegevens uit de aanvullende set nodig zijn om goede en veilige zorg te kunnen verlenen (zie richtlijn overdracht van medicatiegegevens in de keten). Met andere woorden:

• De voorschrijver of apotheker heeft de professionele verantwoordelijkheid voor de risico-inschatting en de daaruit volgende bepaling van de mate van verificatie – dit valt onder professionele autonomie. (VG4)

Om te bepalen welke mate van verificatie uitgevoerd dient te worden kunnen lokaal, binnen de zorginstelling, afspraken worden gemaakt en ingeregeld, afgestemd op de eigen situatie van de zorginstelling. Daarbij hoort de volgende afspraak:

• De voorschrijver of apotheker kan optioneel de reden van de gekozen mate van verificatie (volledig, deels of geen) vastleggen in het systeem. Deze wordt niet uitgewisseld buiten het eigen informatiesysteem omdat dit niet relevant is. (VG11)

Hiermee kan een zorgverlener binnen dezelfde instelling mogelijk inzien waarom een bepaalde mate van verificatie is uitgevoerd.

Per medicamenteuze behandeling is zichtbaar of de medicatie geverifieerd is:

• De voorschrijver of apotheker kan de mate van verificatie (volledig, gedeeltelijk of niet) afleiden aan de hand van medicatiegebruik die wel of niet zijn toegevoegd door een zorgverlener.(VG10)

Na het bepalen van de mate van medicatieverificatie middels de risico-inschatting, wordt de medicatieverificatie uitgevoerd.  Het is de verantwoordelijkheid van de zorgverlener die de risico-inschatting doet om te bepalen welke mate van verificatie op dat moment nodig is. Hierbij hoort de volgende afspraak:

• Er is geen landelijke afspraak mogelijk en ook niet gewenst over de geldigheidsduur van een geverifieerde medicatieregel, zodat de professionele autonomie rondom de risico-inschatting bewaard blijft. (VG14)

Een voorschrijver kan het uitvoeren van de verificatie uitbesteden aan een deskundig en bekwaam persoon. Hierbij hoort de volgende afspraak:

• De voorschrijver kan de verificatie die hij moet uitvoeren voor de behandeling van zijn patiënt (het raadplegen van medicatiegegevens, actualiteit controleren en de verificatie uitvoeren en medicatiegebruik vastleggen in het systeem) uitbesteden aan een deskundig en bekwaam persoon. De zorgaanbieder, waar de patiënt op dat moment zorg krijgt, heeft hier beleidsafspraken over vastgelegd. Hier valt ook onder het maken van afspraken over hoe en wanneer de beoordeling op discrepantie wordt uitgevoerd. De voorschrijver blijft eindverantwoordelijk. (VG5) 

Verificatie van zelfzorgmedicatie
Door rekening te houden met zelfzorgmedicatie naast de andere geneesmiddelen kan de medicatieveiligheid worden geborgd en handelingen die alleen voorbehouden zijn aan de voorschrijver juist belegd worden. Daarom is de volgende afspraak gemaakt:

• Het uitvragen van zelfzorgmedicatie is onderdeel van medicatieverificatie. VG7

Verificatie bij ontslag
Bij ontslag uit een instelling geldt de volgende afspraak voor medicatieverificatie:

• De voorschrijver of apotheker van de instelling waar de patiënt opgenomen is, voert bij ontslag geen verificatie uit met vastlegging van medicatiegebruik en deze informatie kan dus ook niet worden uitgewisseld. In de eerste lijn vindt wel op basis van risico-inschatting verificatie plaats bij ontslag (zoals bij heropname in de eerste lijn). VG15

Door deze afspraak wordt geen onnodig werk uitgevoerd en wordt de registratielast verminderd. Verificatie wordt immers al bij opname van de patiënt uitgevoerd en bij ontslag vindt medicatiebegeleiding plaats. Dit houdt in dat de zorgverlener relevante informatie en instructie met betrekking tot de medicatie na ontslag met de patiënt (of diens vertegenwoordiger) deelt. Regionale en lokale afspraken en andere richtlijnen en beroepsnormen geven nadere invulling aan deze begeleiding.

Verificatie bij trombosezorg
Om ervoor te zorgen dat ook bij trombosezorg bekend is welke medicatie een patiënt gebruikt, is de volgende afspraak geformuleerd:

• De trombosedienst voert medicatieverificatie uit met de patiënt (of diens vertegenwoordiger). Wanneer de patiënt (of diens vertegenwoordiger) hiertoe niet in staat is en een toediener betrokken is, worden door de trombosedienst de medicatietoedieningen opgevraagd en waar nodig nog contact gezocht met de toediener. (TO22) 

NB: de bouwsteen medicatietoediening is na implementatie van stap 6 Toedienen beschikbaar.

Tijdens de verificatie kunnen discrepanties naar voren komen. Een discrepantie is het verschil tussen de gegevens die je hebt opgevraagd en het actuele werkelijke gebruik van medicatie. Over de verantwoordelijkheid in het beoordelen van tijdens de medicatieverificatie geconstateerde discrepanties is de volgende afspraak gemaakt:

• De voorschrijver of apotheker die de verificatie uitvoert of uitbesteedt, is verantwoordelijk voor het afhandelen van geconstateerde discrepanties. Betreft het discrepanties op voorschriften, dan worden deze afgehandeld door een bevoegd voorschrijver. VG6

Hierdoor blijft de medicatieveiligheid geborgd en zijn handelingen die alleen voorbehouden zijn aan de voorschrijver juist belegd. Discrepanties moeten afgehandeld zijn “zo snel als nodig is voor de continuïteit van zorg” en in voorkomende gevallen “binnen 24 uur”. Professionele inschatting is hierbij bepalend.

Afhandelen van discrepanties door voorschrijver
De voorschrijver beoordeelt elke discrepantie die wordt geconstateerd, en neemt daarover een besluit:

1. Hij handelt de discrepantie af met een wijziging:

• De voorschrijver mag bij het afhandelen van discrepanties direct de medicatieafspraak aanpassen en hoeft geen medicatiegebruik vast te leggen in het systeem. Dit geldt zowel naar aanleiding van verificatie in gesprek met de patiënt en/of medicatiegebruik vastgelegd door de patiënt of een deskundig en bekwaam persoon aan wie de voorschrijver de medicatieverificatie heeft uitbesteed.VG16

2. Hij handelt de discrepantie af zonder een wijziging maar met een extra toelichting aan de patiënt dat de oorspronkelijke afspraak gehandhaafd moet blijven in verband met goede behandeling van zijn therapie.

• Indien het werkelijk gebruik afwijkt van het gewenste gebruik conform de medicatieafspraak, maar de voorschrijver de huidige afspraak wil continueren, loopt de medicatieafspraak door (volgens afspraak van stap 3 voorschrijven). In medicatiegebruik wordt het werkelijke gebruik vastgelegd met optioneel een toelichting (bijvoorbeeld dat patiënt erop gewezen is om de medicatie te blijven gebruiken volgens de medicatieafspraak). Indien de verificatie door een uitbesteed persoon wordt gedaan, registreert deze het werkelijke gebruik (wijkt dus af van de medicatieafspraak) in medicatiegebruik. De voorschrijver kan dit vervolgens afhandelen door in medicatiegebruik het werkelijke gebruik vast te leggen met optioneel een toelichting. Dit is niet verplicht, dus ook als de voorschrijver geen medicatiegebruik vastlegt, kan uit het verschil tussen medicatiegebruik en de ongewijzigde medicatieafspraak geconcludeerd worden dat de voorschrijver de medicatieafspraak wil laten doorlopen. VG17

3. Hij handelt de discrepantie niet zelf af omdat hij zichzelf niet bekwaam voelt.

• Indien de voorschrijver niet bevoegd of bekwaam acht tot afhandeling van de discrepantie, dan overlegt deze voorschrijver met de voorschrijver van de medicatieafspraak en past eventueel de medicatieafspraak aan.VG18 

Afhandelen van discrepanties door apotheker

De apotheker kan medicatieverificatie uitvoeren in opdracht van de voorschrijver. De apotheker handelt de discrepanties af die binnen zijn bevoegdheid liggen en bespreekt deze met de patiënt. Hij kan tevens voorstellen doen voor het afhandelen van discrepanties die buiten zijn bevoegdheid liggen, zoals medicatieafspraken. In alle gevallen informeert hij de voorschrijver, zodat deze waar nodig tijdig kennis kan nemen van de afhandeling en de eventuele voorstellen voor medicatieafspraken kan autoriseren. Hierbij is de volgende afspraak geformuleerd, die de staande praktijk zoveel mogelijk volgt:

• De apotheker registreert discrepanties door medicatiegebruik vast te leggen en beoordeelt en bespreekt de discrepanties met de patiënt. Afhandeling vindt waar nodig plaats in afstemming met de voorschrijver (telefonisch of op andere wijze) of digitaal met een voorstel medicatieafspraak. De voorschrijver wordt op deze manier ingelicht en kan het voorstel autoriseren. VG19

Let op! Tijdens Kickstart is het na implementatie van stap 5 Verstrekken mogelijk om de bouwsteen voorstel-medicatieafspraak te gebruiken. Lees meer over de afspraken rondom de voorstel medicatieafspraak bij de processtap ‘informeren voorschrijver’ in stap 5 Verstrekken.

Het is hierbij belangrijk dat het vastgelegde medicatiegebruik direct beschikbaar gesteld wordt aan andere zorgverleners en niet pas als de voorschrijver deze heeft beoordeeld. Afwijkend gebruik van medicatie kan namelijk van belang zijn voor de vervolgzorg.

Medicatiegebruik kan worden vastgelegd door:

• De patiënt zelf of zijn mantelzorger, via patiëntenportaal of PGO (in een later stadium);
• Een zorgverlener.

Medicatiegebruik kan worden vastgelegd bij:

• Zelfzorg en andere eigen medicatie;
• Medicatie uit het buitenland;
• Geverifieerde medicatie;
• Het aangeven van afwijkingen ten opzichte van de gemaakte afspraken;
• Bevestiging van gebruik (bevorderen therapietrouw);
• Wijzigingen als gevolg van bijvoorbeeld bijwerkingen (door de patiënt zelf; een zorgverlener zal dit op een andere wijze registreren).

Zelfzorgmedicatie
Het gebruik van zelfzorgmiddelen kan bij medicatieverificatie door de zorgverlener als medicatiegebruik worden vastgelegd. Hiermee wordt de medicatieveiligheid van de patiënt geborgd, omdat op zowel medicatiegebruik als de medicatieafspraak medicatiebewaking kan plaatsvinden. Medicatiebewaking kan alleen worden uitgevoerd indien de zelfzorgmedicatie wordt geregistreerd als (referentie)product uit de G-standaard. Indien geen gestructureerde vastlegging mogelijk is (dus niet volgens de G-standaard), kan bij uitzondering zelfzorgmedicatie als vrije tekst worden vastgelegd. Er vindt dan echter geen medicatiebewaking plaats. De registratie vindt dus liefst gestructureerd plaats, dat wil zeggen niet in een vrije tekstregel. Hierbij gelden de volgende afspraken:

• De voorschrijver of apotheker handelt het gebruik van zelfzorgmedicatie, dat naar voren komt tijdens medicatieverificatie, met de patiënt af door het te registreren als medicatiegebruik en eventuele medicatiebewakingssignalen af te handelen. VG20
• Als bij medicatieverificatie blijkt dat de patiënt zelfzorgmedicatie gebruikt, dan streeft de voorschrijver of apotheker naar registratie van een (referentie)product uit de G-standaard, zodat medicatiebewaking kan plaatsvinden. Dit geldt in ieder geval voor zelfzorgmedicatie die een interactie kan hebben met andere (genees)middelen. Indien geen gestructureerde vastlegging mogelijk is, kan bij uitzondering zelfzorgmedicatie als vrije tekst worden vastgelegd.VG12

Medicatie uit het buitenland
Medicatie die afkomstig is uit het buitenland kan ook worden vastgelegd voor een zo volledig mogelijk overzicht van medicatiegegevens. Dit gebeurt middels medicatiegebruik en indien nodig met behulp van de vrije tekstregel. Hierbij geldt de volgende afspraak:

• De voorschrijver of apotheker kan medicatie verkregen uit het buitenland vastleggen in de bouwsteen medicatiegebruik zodat medicatie uit het buitenland kan worden vastgelegd voor een zo volledig overzicht van medicatiegegevens. De voorschrijver kan medicatie uit het buitenland ook vastleggen als medicatieafspraak. VG13

Geverifieerde medicatie

• De voorschrijver of apotheker moet per medicamenteuze behandeling verificatie kunnen vastleggen in het systeem en uitwisselen middels de bouwsteen medicatiegebruik, ook wanneer geen sprake is van discrepantie, ofwel afwijkend gebruik. Hierdoor is het voor de volgende zorgverlener inzichtelijk of alle medicamenteuze behandelingen inclusief zelfzorg wel of niet zijn geverifieerd. VG9

Het vastgelegde medicatiegebruik kan worden verstuurd naar een medebehandelaar of beschikbaar worden gesteld zodat dit later opgevraagd kan worden door de patiënt of een andere zorgverlener.