Een medicatieafspraak is het voorstel van een voorschrijver tot gebruik van medicatie, waarmee de patiënt akkoord is. Ook de afspraak om het medicatiegebruik te stoppen wordt als medicatieafspraak gezien. Een medicatieafspraak hoort altijd bij één medicamenteuze behandeling.
De afspraken rondom het maken van een medicatieafspraak gelden zowel in de klinische als in de ambulante setting.VE28
Nieuwe medicatieafspraak
Het voorschrijven van een nieuw geneesmiddel resulteert altijd in een nieuwe medicatieafspraak.
Bij het maken van een nieuwe medicatieafspraak kunnen verschillende gegevens ingevuld worden:
- Algemeen, o.a. het geneesmiddel en de reden van voorschrijven;
- Gebruiksperiode, a. startdatum en stopdatum;
- Dosering, o.a. doseerinstructies en toedientijden.
Startdatum en stopdatum
Als onderdeel van de gebruiksperiode in de medicatieafspraak kunnen de start- en stopdatum van de medicatie ingevuld worden. Over het invullen van een start- en stopdatum in een nieuwe medicatieafspraak zijn de volgende afspraken gemaakt:
- De voorschrijver registreert de beoogde startdatum van de medicatieafspraak op de dag dat het gebruik zou moeten starten. VE07
- De voorschrijver is voor geen enkel geneesmiddel verplicht om bij de start van de medicatieafspraak een stopdatum in te vullen. VO10
Het is afhankelijk van de reden van voorschrijven, de situatie en de behandeling of een geneesmiddel een stopdatum heeft en het invullen van een stopdatum is daarom optioneel. Bij medicatie voor onbepaalde duur wordt daarom alleen een startdatum ingevuld. Bij overige medicatie dient een stopdatum of een beoogde gebruiksduur te worden geregistreerd.
Doseerinstructies, toedieninstructies en toedientijden
Als onderdeel van de dosering in de medicatieafspraak kunnen doseerinstructies en toedientijden ingevuld worden. Over het invullen van doseerinstructies in een nieuwe medicatieafspraak is de volgende afspraak gemaakt:
- De voorschrijver legt doseerschema’s met op- en afbouwschema’s zoveel mogelijk gestructureerd/gecodeerd vast, bij voorkeur in één medicatieafspraak.VO36
De volgende afspraak geldt voor infuustherapie:
- De huidige werkwijzen bij infusen en beleid bij (kortwerkende) insuline (zoals aparte protocollen/noteren in zorgplan) blijven gehandhaafd totdat er andere oplossingen zijn. In de toelichting van de medicatieafspraak kan verwezen worden naar schema’s of protocollen voor infusen en (kortwerkende) insuline. Het geneesmiddel zelf staat wel vermeld in de medicatieafspraak, maar de verdere samenstelling (zoals oplosmiddelen) niet. Indien een infuus (een) werkzame stof(fen) op PRK niveau heeft, dan kan dit dus ook zo worden vastgelegd in de medicatieafspraak. Andere gegevens komen bij de toelichting te staan. Daarnaast kan ook voor een magistraal gekozen worden. VO37
Voor de huidige werkwijze geldt de werkwijze die wordt gehanteerd in de eigen organisatie of instelling en verwijst naar protocollen en werkprocesafspraken.
Over het invullen van toedientijden in een nieuwe medicatieafspraak zijn de volgende afspraken gemaakt:
- De voorschrijver die (al dan niet door verplichting in het elektronisch voorschrijf systeem) toedientijden in de medicatieafspraak meestuurt, beschouwt deze toedientijden standaard als flexibel. VO16
- De voorschrijver die toedientijden in de medicatieafspraak meestuurt, legt actief vast (bij voorkeur middels een vinkje) als exacte toedientijden nodig zijn. VO17
Bij flexibele toedientijden wordt uitgegaan van een marge van 1 uur voor en na de (richt)toedientijd waarbinnen de zorgverlener zou mogen afwijken. Bij exacte toedientijden wordt uitgegaan van een marge van 0,5 uur voor en na de (richt)toedientijd waarbinnen de zorgverlener zou mogen afwijken.
De voorschrijver merkt een moment gebonden inname (zoals 30 minuten voor ontbijt innemen) niet aan als exact, maar als flexibel. Een moment gebonden inname is namelijk niet gebonden aan een exacte tijd maar wel gebonden aan een exact moment.
Spoedsituaties
Te allen tijde geldt dat het de professionele verantwoordelijkheid van de voorschrijver is om in spoedeisende situaties geneesmiddelen voor te schrijven, ook al zijn niet alle medicatiegegevens (volledig) aanwezig.
Bij een spoedsituatie in de ambulante setting gelden de volgende afspraken:
- De voorschrijver in de eerste lijn registreert bij een eenmalige toediening uit de werkvoorraad een medicatietoediening, alsmede een medicatieafspraak en verstrekkingsverzoek op naam van de patiënt. In het verstrekkingsverzoek wordt IMM aangegeven bij de aanvullende instructie*. De apotheker maakt een toedieningsafspraak en een medicatieverstrekking. De medicatieverstrekking wordt gebruikt om de werkvoorraad/dokterstas aan te vullen. VE14
- Indien een medicatietoediening eerder wordt geregistreerd dan de medicatieafspraak, dan dient de voorschrijver de medicatieafspraak te registreren onder dezelfde MBH als de medicatietoediening. Eventueel zal een voorschrijver de medicatietoediening dus moeten raadplegen. VE14b
- De voorschrijver in de eerste lijn registreert bij een eenmalige toediening uit de werkvoorraad een medicatietoediening, alsmede een medicatieafspraak en verstrekkingsverzoek op naam van de patiënt. In het verstrekkingsverzoek wordt IMM aangegeven bij de aanvullende instructie*. De apotheker maakt een toedieningsafspraak en medicatieverstrekking (de medicatieverstrekking wordt gebruikt om de werkvoorraad/dokterstas aan te vullen). Indien de medicatie ook voortgezet gaat worden, maar met een andere PRK, maakt de voorschrijver een aparte medicatieafspraak met verstrekkingsverzoek. De apotheker maakt een toedieningsafspraak en medicatieverstrekking. De medicatieverstrekking wordt uitgegeven aan de patiënt. VE15b
- De voorschrijver in de eerste lijn registreert bij een eenmalige toediening uit de werkvoorraad een medicatietoediening, alsmede een medicatieafspraak en verstrekkingsverzoek op naam van de patiënt. In het verstrekkingsverzoek wordt IMM aangegeven bij de aanvullende instructie*. De apotheker maakt een toedieningsafspraak en medicatieverstrekking (de medicatieverstrekking wordt gebruikt om de werkvoorraad/dokterstas aan te vullen). Indien de medicatie ook voortgezet gaat worden, maar met een andere PRK, maakt de voorschrijver een aparte medicatieafspraak met verstrekkingsverzoek. De apotheker maakt een toedieningsafspraak en medicatieverstrekking. De medicatieverstrekking wordt uitgegeven aan de patiënt. VE15b
*IMM is momenteel nog geen optie in de codelijst bij een VV. Totdat deze optie is gerealiseerd, kan IMM (of soortgelijke terminologie) ingevoerd bij de ‘toelichting’ in de VV.
De apotheker kan vervolgens de medicatieafspraak en het verstrekkingsverzoek verwerken en de voorgeschreven medicatie ter hand stellen, waardoor de registratielast bij de voorschrijver wordt verminderd.
Bij een spoedsituatie in de klinische setting geldt de volgende afspraak:
- De voorschrijver kan in de klinische setting een medicatieafspraak registreren bij een eenmalige toediening. De registratie van medicatietoediening is ook voldoende, als het maar herleidbaar is wie de opdracht heeft gegeven. VE34
Medische noodzaak
- Indien de voorschrijver medicatie (met specifiek handelsproductcode) voorschrijft met een medische noodzaak, dan volstaat de aanduiding ‘medische noodzaak bij voorkeur met toelichting. Dit is van belang zodat de verstrekker op de hoogte is van de medische noodzaak en kan acteren op de toedieningsafspraak naar aanleiding hiervan. Hierover zijn in het Traject Verantwoord Wisselen afspraken gemaakt, zie deze link. VE12
GDS medicatie
Wanneer een nieuwe medicatieafspraak wordt gemaakt voor GDS-medicatie, kan de voorschrijver aangeven of er direct wordt gestart met de medicatie of per volgende rolwissel. Wanneer gekozen is voor per direct zal de medicatie los worden geleverd tot aan de eerstvolgende GDS-rol. Hierbij hoort de volgende afspraak:
- De voorschrijver kan de laatste medicatieverstrekking(en) aanvullend opvragen, hieruit zelf afleiden wanneer de volgende rolwissel is (eventueel middels intercollegiaal overleg met verstrekkende apotheek) en dit gebruiken om een afweging te maken of de nieuwe/gewijzigde medicatieafspraak per direct moet ingaan of kan wachten tot de volgende rolwissel. VE27
Medicatie met meerdere giften
Indien de voorschrijver een medicatieafspraak maakt, waarbij er een/meerdere gift(en) nog gegeven/genomen moeten worden, kan de voorschrijver:
- De starttijd van de medicatieafspraak antedateren (bijv. begin van de dag), of
- De medicatieafspraak aanmaken voor het gewenste schema, met op dat moment ook een/meerdere “ad hoc” gift(en).
In veel gevallen zal het nog nodig zijn dat er communicatie/overleg plaatsvindt tussen de voorschrijver en de patiënt/toediener.
Continueren medicatie
Een medicatieafspraak loopt door tot een wijziging, tijdelijke of definitieve stop. Wel kan er in de ambulante situatie een nieuw verstrekkingsverzoek (naast een medicatieafspraak) gewenst zijn in het geval van een herhaalrecept (zie hiervoor ook processtap ‘maken verstrekkingsverzoek’).
Bij doorlopende/continue medicatie gelden de volgende afspraken:
- De voorschrijver gebruikt bij doorlopende medicatie geen stopdatum van een medicatieafspraak als trigger voor een medicatie-evaluatiemoment of controlemoment, omdat bij doorlopende medicatie de medicatieafspraak voor onbepaalde tijd wordt gemaakt (dus zonder stopdatum). VO9
- Bij continue medicatie met een (lang) interval, zoals cytostatica of medicatie die maar één keer per jaar gebruikt wordt, wordt in de medicatieafspraak alleen de stopdatum ingevoerd op het moment dat de medicatie daadwerkelijk stopt. Tijdens het interval blijft de medicatieafspraak dus actueel, zodat medicatiebewaking door kan lopen indien nodig en een volledig en actueel medicatieoverzicht kan worden behouden. De definitieve stopdatum wordt wel ingevuld om te voorkomen dat er onterecht wordt doorgebruikt na de definitieve stopdatum. VO38
Als medicatie vanuit de ambulante setting tijdens een klinische opname ongewijzigd wordt door gebruikt, gelden de afspraken zoals deze zullen worden omschreven bij opname en ontslag.
Stoppen van de medicatieafspraak
Medicatie wordt gestopt door het maken van een stop-medicatieafspraak binnen dezelfde medicamenteuze behandeling. De reden van het stoppen wordt in deze medicatieafspraak vastgelegd. De medicatie kan per direct of in de toekomst worden gestopt. Voor een medicatieafspraak waarin al direct een stopdatum is afgesproken, bijvoorbeeld in geval van een kuur, is geen aanvullende stop-medicatieafspraak nodig (zie voorbeeld FO).
De stop-medicatieafspraak is een kopie van de bestaande medicatieafspraak en bevat:
- Een stopdatum;
- Een eigen auteur;
- Een eigen afspraakdatum;
- Stoptype ‘definitief’;
- Verwijzing naar de specifieke medicatieafspraak die gestopt wordt (toekomstige medicatieafspraken blijven bestaan) OF geen verwijzing waardoor de complete medicamenteuze behandeling (inclusief reeds gemaakte toekomstige medicatieafspraken) wordt gestopt;
- Een eigen reden voor stoppen;
- Als stopdatum de datum waarop de medicatieafspraak eindigt (De stopdatum kan ook in de toekomst liggen).
Voor het stoppen van de medicatieafspraak zijn de volgende afspraken gemaakt:
- De voorschrijver kan/mag andermans medicatieafspraken stoppen of wijzigen indien deze zichzelf daartoe bekwaam acht (professionele autonomie van de voorschrijver).VO13
-
De voorschrijver die een eigen of andermans medicatieafspraak expliciet* stopt, is verplicht om de reden van stoppen in te vullen. Een uitzondering hierop zijn de Medisch Specialistische Zorg (MSZ), Geestelijke Gezondheidszorg (GGZ) en verpleeghuizen met een eigen medische dienst, waar de reden van stoppen alleen verplicht is in de ambulante setting. In de klinische setting en in spoedeisende situaties (o.a. voor de sectoren MSZ en GGZ) vult de voorschrijver de reden van stoppen alleen in, indien dit relevant is om uit te wisselen in de keten. Dit is aan de voorschrijver om in te schatten.
*Expliciet stoppen wordt mee bedoeld dat deze actie leidt tot een niet-technische stop-medicatieafspraak. Dus het gaat om stoppen en niet om wijzigen (wat leidt tot een technische stop-medicatieafspraak en een nieuwe medicatieafspraak). VO14b
- Wanneer de voorschrijver andermans medicatieafspraak stopt of wijzigt, stuurt het XIS automatisch de (technische) stop-medicatieafspraak naar het XIS van de voorschrijver van de originele medicatieafspraak, zodat de zorgverlener geen handmatige handelingen hoeft uit te voeren en er geen afhankelijkheid is als een voorschrijver op dat moment niet (meer) werkzaam is op die afdeling/praktijk. VO11
Voor het herstarten van een gestopte medicatieafspraak geldt de volgende afspraak:
- Een medicatieafspraak is gestopt en een voorschrijver wil enige tijd later datzelfde medicament herstarten. Dan wordt als het ware de medicatieafspraak opnieuw opgestart (technisch gezien is dit een nieuwe medicatieafspraak met dezelfde gegevens als de gestopte medicatieafspraak).
Tijdelijk onderbreken en hervatten van medicatie
Het tijdelijk onderbreken van medicatie is het stoppen van het medicatiegebruik gedurende een bepaalde, vooraf bekende of onbekende, periode. De tijdelijke stop kan per direct of in de toekomst plaatsvinden. In de periode van onderbreken blijft de medicatie relevant voor medicatiebewaking in verband met het mogelijk hervatten in de toekomst.
Bij een tijdelijke onderbreking zijn er twee medicatieafspraken:
- Een stop-medicatieafspraak met stoptype ‘tijdelijk’, in tegenstelling tot het stoptype ‘definitief’ bij het stoppen van medicatie. Net als bij het definitief stoppen van de medicatieafspraak, wordt de reden van onderbreking in de stop-medicatieafspraak vastgelegd;
- Voor het hervatten van de medicatie wordt een nieuwe medicatieafspraak gemaakt met eventueel de reden van hervatting.
Wijzigen medicatie
Bij een (toekomstige) wijziging in de dosering van medicatie wordt er technisch een stop-medicatieafspraak gemaakt en een nieuwe medicatieafspraak gemaakt met de wijziging. In de nieuwe medicatieafspraak kan de reden van de wijziging worden opgenomen en (zo mogelijk) een verwijzing naar de oorspronkelijke medicatieafspraak. Hierbij geldt de volgende afspraak:
- De voorschrijver die zijn eigen of andermans medicatieafspraak wijzigt, vult de reden van stop/wijzigen in, indien deze reden relevant is om uit te wisselen in de keten. Dit is aan de zorgverlener om in te schatten.VO14a
Het wijzigen van een medicatieafspraak kan onder andere betrekking hebben op:
- De dosering;
- De sterkte van het geneesmiddel;
- De toedieningswijze;
- De duur (bijvoorbeeld een verlenging van de therapie);
- De verantwoordelijk voorschrijver.
Bij een overstap naar een geheel ander geneesmiddel is er in principe sprake van het overstappen op een andere medicamenteuze behandeling. In dat geval stopt de voorschrijver de bestaande behandeling en start een nieuwe. Wijzigingen worden, bij gelijkblijvende PRK, vastgelegd onder dezelfde medicamenteuze behandeling. Bij wijziging van PRK zal er ook een nieuwe medicamenteuze behandeling gestart worden.
Bij een wijziging in verantwoordelijke voorschrijver hoort de volgende afspraak:
- De voorschrijver neemt de medicatieafspraak van een andere voorschrijver over indien de verantwoordelijkheid van het behandelbeleid van de medicatieafspraak ook over wordt genomen. Zo is het duidelijk wie verantwoordelijk is, wie het aanspreekpunt is en dat voor de zorgverlener en de patiënt het medicatieoverzicht duidelijk is. VO8
Corrigeren/annuleren medicatieafspraak
Indien er een fout is gemaakt door de voorschrijver en de medicatieafspraak al wel gedeeld is met andere zorgverleners dan corrigeert of annuleert de voorschrijver deze foutieve medicatieafspraak met een stop-medicatieafspraak met als reden ‘foutieve registratie’. Vervolgens maakt de voorschrijver een nieuwe medicatieafspraak onder dezelfde medicamenteuze behandeling met de juiste informatie. De voorschrijver informeert de apotheker en eventuele medebehandelaars actief hierover en stelt de stop-medicatieafspraak en nieuwe medicatieafspraak beschikbaar.